Trello

Las herramientas informáticas orientadas a la productividad suelen ser engorrosas y tener un precio elevado. Nada que ver con la herramienta que os presento en este post.
Se trata de Trello, una herramienta gratuita, accesible vía web y con una interfaz muy amigable y cuidada.
En Trello todo es muy intuitivo y la mayoría de elementos se pueden arrastrar y soltar para reubicarlos (drag and drop).
Quizá el mayor inconveniente: se encuentra únicamente en inglés, aunque están trabajando en traducciones para diversos idiomas. A pesar del idioma, la herramienta resulta tremendamente intuitiva y fácil de utilizar.

trello-logo

Organizaciones

En la pantalla principal aparecen las “organizaciones” que tenemos en la aplicación.
Creamos una nueva organización haciendo clic en el «+» en el menú y seleccionando «New Organization…» en el desplegable.

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Paneles

Los paneles o boards son los elementos sobre los que vamos a estructurar nuestro proyecto.
Un panel puede tener infinidad de usos. Nuestro panel de ejemplo es una Agenda.
Para crear un nuevo panel:
1. Hacemos clic en el «+» en el menú y seleccionamos «New Board…» en el desplegable.
2. Asociamos el panel a una organización.
3. Elegimos el nivel de visibilidad (más sobre esto en el siguiente punto).

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Entrando en el panel que hemos creado podemos ver tres elementos grises sobre fondo azul, las “listas”, así como un menú en el lateral derecho que podemos expandir y contraer para mejorar la visión de las listas.

B-tablón

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Visibilidad

La visibilidad es una propiedad de los paneles para controlar quién puede acceder a los mismos. En trello existen tres niveles de visibilidad que podemos seleccionar para un panel:
1. Privada: únicamente los usuarios asignados explícitamente a un panel pueden ver el contenido del mismo.
2. Nivel de Organización: todos aquellos miembros de una organización pueden acceder al contenido del panel.
3. Pública: todos aquellos que reciban el enlace pueden ver el contenido del panel. Además pueden aparecer listados en las búsquedas en Google y demás buscadores.
La visibilidad hace referencia al hecho de ver el contenido de un panel. Para poder editar el contenido de un panel es necesario que el usuario sea miembro del mismo.

A-visibilidad

Miembros

En los paneles tenemos dos roles como hemos comentado, los lectores y los editores. Para ser editor de un panel, el creador o dueño del panel ha de invitarnos a formar parte del panel.
Para ello, en el menú principal del panel que aparece a la derecha basta con acceder al apartado “Members” y clickar el botón “Add Members…” lo que desplegará un nuevo menú con un cuadro de búsqueda.
Para añadir un usuario a nuestro panel si ya tiene usuario de Trello basta con indicar este usuario, de lo contrario, con una cuenta de correo será suficiente.
Si la cuenta elegida es de Gmail o está dada de alta en Google Apps, como las de serglobin.es, podremos iniciar sesión con el control de cuentas de terceros sin necesidad de indicar usuario y contraseña, con la comodidad que ello aporta.
Los miembros de un panel aparecerán en el menú de la derecha bajo el apartado “Members” con el avatar o imagen que hayan seleccionado y sus iniciales.

Listas

Las listas o “lists” son el primer nivel de organización dentro de un panel. Son totalmente editables: podemos cambiar sus nombres, su posición, añadir nuevas listas o eliminar existentes.
La forma de de trabajar con las listas depende de cada persona, pueden representar las etapas de un proyecto, los días de la semana utilizando una lista para cada día, el estado en el que se encuentra un elemento…
Esta última es la que se muestra en el ejemplo “Agenda”, para ello he definido los posibles estados que encuentro en mi agenda (pendiente, aceptado, realizado y cancelado) y he creado cuatro listas para visualizar dónde se sitúan mis tareas de la agenda.

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Tarjetas

Las tarjetas o “cards” son todo aquello que queremos organizar: reuniones, tareas, acciones, citas, ideas… podemos crear tarjetas, reubicarlas de una lista a otra, eliminarlas, editarlas, añadir información…
Siguiendo con el ejemplo de la agenda, he creado varias tarjetas y las he ubicado en la lista de “Pendiente”.
He asignado a un usuario una tarea, para lo cual he arrastrado el avatar del usuario desde apartado “Members” sobre la tarjeta en cuestión.
A continuación he seleccionado una tarea cuyo estado ha cambiado, “Reunión de seguimiento”, y la he reubicado en la lista de “Pendiente” a la lista “Aceptado” sin más que arrastrar esta tarjeta de una lista a otra.

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Al pulsar sobre una tarjeta se abrirá una ventana con todas las opciones de ésta. Vemos los miembros de la tarjeta, la actividad, los comentarios que se hayan dejado sobre la misma.
Podemos añadir una descripción, un comentario, un nuevo miembro para la tarjeta, una etiqueta, una fecha, adjuntar archivos relevantes para la tarjeta, un checklist con las diferentes acciones que componen la tarea de la tarjeta…
En el caso de añadir un checklist con por ejemplo cinco subtareas, si marcamos tres de esas cinco como realizadas, en el panel se mostrará dicha información como ⅗.
También es posible realizar las acciones sobre las tarjetas: mover, copiar, suscribir o archivar.

C-tarjeta

Las acciones de arrastrar y soltar, tanto para las listas como para las tarjetas, se pueden realizar a través del menú desplegable que aparece en la esquina superior derecha de ambos elementos.
Además de las acciones ya comentadas de mover, crear, eliminar… podemos suscribirnos a una lista o tarjeta “subscribe”, de manera que nos notificarán todos los cambios realizados en una u otra.

Notificaciones

Las notificaciones son la forma que tiene Trello de informarnos sobre cambios en nuestras listas y tarjetas o sobre fechas marcadas que se aproximen.
La creación de una tarjeta en una lista que seguimos, el nuevo emplazamiento de una tarjeta o modificaciones sobre esta, el vencimiento de una fecha de entrega… son algunos casos en los que Trello nos informará. Para ello nos aparecerá un número sobre el icono de la campana de la esquina superior derecha y recibiremos un correo electrónico en nuestra cuenta si tenemos esta opción activada.

Etiquetas

En Trello podemos organizar las tarjetas por categorías, para lo que utilizaremos las etiquetas o “labels”. Esto nos mostrará mediante colores a qué categorías pertenece una tarjeta. Una misma tarjeta puede tener ninguna, una o varias categorías.
Podemos definir hasta seis categorías sobre seis colores distintos. Para ello en el menú del panel vamos a “settings” y bajando el scroll vemos la opción “Edit label names” donde directamente podemos describir las etiquetas escribiendo en los colores.
En el ejemplo de la agenda he optado por tres etiquetas para establecer la prioridad de cada tarea de manera que el color verde es prioridad baja, el amarillo prioridad media y el rojo prioridad alta.
Podemos cambiar las etiquetas de las tarjetas desde el menú de la propia tarjeta en el apartado “Labels…” y seleccionar todas las etiquetas que queramos para una tarjeta.

D

E-labels

Podemos utilizar las etiquetas para mostrar sólo aquellas tarjetas que estén asignadas a una etiqueta aplicando un filtro.
La forma de activar este filtro por medio de las etiquetas es desde el menú del panel, en la opción “Filter cards” y seleccionando una o varias de las categorías. De esta manera se mostrarán sobre las listas únicamente aquellas tarjetas con la etiqueta seleccionada. También es posible realizar un filtro usando palabras en vez de una etiqueta, para lo cual basta escribir en la misma sección de filtros en el cuadro de texto.
Cuando un filtro esté activo, en la parte superior del panel aparecerá un botón verde con el texto “Filtering is on”. Basta pulsarlo para eliminar el filtro y mostrar todo el contenido del panel.

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Actividad

En la zona de la derecha hay una sección, “Activity”, en la que se muestran los cambios que han ocurrido en el panel, el momento en el que se han realizado y quién los ha llevado a cabo.

Calendario

Una de las opciones que tienen las tarjetas es la de añadir un “Due Date” o fecha de vencimiento, otorgando un componente temporal a la tarjeta.
Una vez añadida una fecha y hora para la tarjeta, aparece la misma en el panel en el interior de la tarjeta.

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Trello dispone de una vista mejor para todas aquellas tarjetas con una fecha asignada, una vista de las tarjetas en un calendario. Para poder disponer de esta vista, primero hemos de activarla.
En el menú del panel seleccionamos “Power ups”, en la nueva ventana elegimos el calendario, “Calendar” y en la ventana del calendario lo habilitamos haciendo click sobre “Enable”.
Una vez activado nos aparecerá en la zona superior del panel un botón con un icono de un calendario y al pulsarlo nos mostrará aquellas tareas o citas con una fecha y hora asignadas sobre un calendario en el que podemos seleccionar vista de semanas y meses.

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Trello en Serglobin

En Serglobin el Departamento de Marketing y el Departamento de Aplicaciones utilizan Trello para la planificación de los proyectos y la asignación de las diferentes tareas.

Como extra cabe destacar que Trello cuenta con aplicaciones nativas para Android e iOS.
Trello está continuamente evolucionando y añadiendo nuevas funcionalidades, como los comentados “power ups”. Además cuenta con una versión de pago que ofrece entre otras cosas integración con Google Apps.
Dadle una oportunidad a la herramienta de FogCreek, seguro que os resulta útil.

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